Α. ΈΝΑΡΞΗ (εντός 15′ από το κάλεσμα της συνέλευσης)
1. Πρακτικά: Κρατούνται κυκλικά από όλα τα μέλη και από δύο στη κάθε συνέλευση. Στο τέλος της συνέλευσης το ένα μέλος αναλαμβάνει να περάσει τα πρακτικά μέσω email στη λίστα.
Ο/η πρακτικογράφος αναλαμβάνει την αρχική εισήγηση και τον συντονισμό της επόμενης συνέλευσης με την/ον επόμενη/ο πρακτικογράφο σαν δεύτερο κύριο πρακτικογράφο.
Τα πρακτικά κρατούνται ως εξής: “καταγράφονται το θέμα, οι θέσεις και οι προτάσεις και η απόφαση και γίνεται συνοπτική συνδιαμόρφωση στο τέλος κάθε θέματος για τις θέσεις, τις προτάσεις και την απόφαση που θα καταγραφούν.”
2. Θέματα που εκκρεμούν από την προηγούμενη συνάντηση
3. Απουσίες/ παρουσίες μελών που έπρεπε να ενημερώσουν, να φέρουν κάποιο υλικό κλπ.
4. Έκτακτες παρεμβάσεις-θέματα-ενημερώσεις
5. Προτάσεις νέων θεμάτων: Θέτονται με φυσική παρουσία μέλους και συνοδεύονται από σύντομη εισήγηση και συγκεκριμένη πρόταση. Δίνεται περιθώριο χρόνου τουλάχιστον μέχρι την επόμενη συνέλευση, ώστε τα μέλη να έχουν τη δυνατότητα προετοιμασίας για τοποθέτηση ως προς το θέμα αυτό. Εξαιρούνται θέματα που επείγουν ή κρίνονται από κοινού ότι μπορούν να συζητηθούν άμεσα.
6. Ιεράρχηση νέων θεμάτων ως προς την θεματολογία που εκκρεμεί εντός του προτεινόμενου χρονικού ορίου της συνέλευσης Β1, Β2, Β3, …Βn (βασική προϋπόθεση είναι η φυσική παρουσία του ατόμου/μέλους που πρότεινε το θέμα αρχικά εκτός και αν άλλο άτομο αναλαμβάνει να προτείνει και να εισηγηθεί επί του θέματος)
Β1. ΕΝΑΡΞΗ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΕΩΝ (σε νέο θέμα ξεκινάμε με την εισήγηση του ατόμου που έθεσε το θέμα και καταθέτει μία συγκεκριμένη πρόταση)
1. Κατάθεση γραπτών τοποθετήσεων ως προς το θέμα/πρόταση (όταν υπάρχει γραπτή/ες)
2. Προφορικές τοποθετήσεις (με κυκλικό τρόπο και ανάλογα με το χρονικό φόρτο της συνάντησης να υπάρχει ένα χρονικό όριο για τις εισηγήσεις αν προκύπτει συμφωνία για αυτό)
3. Διάλειμμα 5′ για ανασυγκρότηση.
4. Κατάθεση διευκρινιστικών ερωτήσεων/απαντήσεων/κριτικής προς προηγούμενες τοποθετήσεις άλλα και προς τον νέο κύκλο
5α. Καταγραφή απόφασης ολοκλήρωσης της συζήτησης του θέματος αν προκύψει σύνθεση και συναίνεση.
5β. Αν δεν προκύπτει, καταγράφονται στα πρακτικά οι δύο ή περισσότερες προτάσεις για επανεξέταση. Αν κρίνεται ότι δεν μπορεί να προκύψει συμφωνία/συναίνεση εξετάζεται αν το θέμα πρέπει να μεταφερθεί στην ατζέντα σαν εκκρεμότητα και να επανεξεταστεί σε άλλη συνάντηση μήπως προκύψουν άλλα επιχειρήματα. Αν και πάλι δεν προκύπτει συναίνεση, τότε το σώμα μπορεί να συμφωνήσει από κοινού ότι δεν είναι ικανό να λάβει απόφαση για το συγκεκριμένο θέμα οπότε παραγράφεται.
5γ. Παρ’ ότι θέτουμε σαν αξιακή μας θέση την ομοφωνία και τη συναίνεση, σε έσχατη περίπτωση η ψηφοφορία έρχεται να βάλει ένα τέλος στη συζήτηση. Δηλαδή, αν προκύπτουν επιτακτικές ανάγκες να βγει απόφαση εντός χρονικού ορίου, η πολυτέλεια της συζήτησης έως την ομοφωνία έχει δευτερεύουσα σημασία. Τι θα μπορούσε να είναι τόσο επιτακτικό σε ένα πολιτικό αγώνα; Μόνο η ίδια μας η υλική και φυσική υπόσταση, η συνθήκη που μετά από αυτό δεν θα μπορούσαμε να είμαστε πια! Αλλά αυτό σπάνια μπορεί να συμβεί.
6. Διάλειμμα 5′
Β2. ΕΠΟΜΕΝΟ ΘΕΜΑ (όπως το Β1)
Γ. ΠΕΡΙΛΗΠΤΙΚΗ ΑΝΑΓΝΩΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ – ΔΙΟΡΘΩΣΕΙΣ – ΕΚΚΡΕΜΟΥΣΑ ΘΕΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΕΠΟΜΕΝΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ
Δ. ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΟΜΕΝΗΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ
Ε. ΤΕΛΟΣ